Skapa medlemsavisering (massfakturering)

Skapa avisering och generera fakturor

1. Navigera till Fakturaregister

• Klicka på modul för Fakturering, då öppnas en ny meny.
• Klicka på "Fakturaregister"

2. Klicka på "Skapa medlemsavisering".

3. Välj fakturagrupp, datum att exkludera från och vilken fakturamall som ska användas.

• Olika fakturagrupper kan ha olika betalmetoder/ändamål, tex en avsedd för att samla in gåvor och en för medlemsavgifter.
• Gårdagens datum kommer att vara förifyllt.
• Välj aktuell fakturamall. Observera att mallen i detta skede behöver vara redigerad och ha rätt inställningar och urval. Du ser detta under Inställningar > Fakturering > Fakturamallar. Öppna mallen du vill använda och kontrollera avsnittet "Mallinformation" för att se urvalet. Mer info finns i länken överst i detta avsnitt.

4. Klicka sedan på "Visa urval"

• Urvalet som visas hämtas från mallinformationen på vald fakturamall. Kontrollera mottagarlistan och antalet mottagare. Beloppet beräknas utifrån er konfiguration av medlemsavgiften.
• Klicka på "Fortsätt".

5. Nu ser du en förhandsgranskning av mottagarnas faktura.

• Sätt önskat fakturadatum/sista betaldatum
• Förhandsgranska och kontrollera att all text och information på fakturan ser bra ut.
• Klicka på "Skapa fakturor". Notera att detta kan ta upp till flera minuter. Du får en notis i webbläsaren när alla fakturorna är skapade.

6. Nu är fakturorna skapade och syns i fakturaregistret och på respektive medlemsbild. Medlemmarna kan nu se och betala sin avi via Min sida - om ni önskar hänvisa medlemmarna dit.

Annars återstår nu att skicka ut fakturorna.

Skicka ut fakturorna via E-post eller Kivra

Nu när fakturorna är skapade behöver skickas ut till medlemmarna.

1. Navigera till "Aviseringar (uppdrag)"

2. Klicka på din senast skapade avisering i uppdragslistan.

Härifrån ser du en vy över alla skapade fakturor i denna medlemsavisering.

• Välj fliken "Huvudutskick"
• Klicka på "Skicka avisering"

• Välj leveransmetod.

Om Kivra saknas som alternativ behöver Kivra först aktiveras i fakturagruppens inställningar, Mer info finns överst i detta avsnitt.

• Epost:

Kontrollera Rubrik och text för E-postmeddelandet och tryck på "Skicka fakturor". Texten här hämtas från fakturamallens avsnitt "E-postutskick".

• Kivra:

Systemet gör nu en kontroll och summering över vilka mottagare som är anslutna till Kivra, tryck på "Skicka fakturor".

Detta steg kan göras i valfri ordning för att tex avisera via Kivra primärt och därefter via Epost till mottagare som saknar Kivra, eller tvärtom.

3. Kontrollera den blå utskicksrutan och antalet fakturor skapade kontra skickade fakturor. Kontrollera därefter "Ej skickade" fakturor, om sådana finns. Dessa mottagare kan utifrån valda leveranssätt sakna epostadress eller anslutning till Kivra.  

Här finns möjlighet ladda ned avierna som pdf.filer för egen distribution, via den blå pilen på varje fakturas rad, eller inne på fakturans spec.

Alt bokas en brevavisering via Föreningssupports utskicksservice.

4. Klart!

Nu har medlemmarna med e-postadress fått sin faktura till sin e-post. I varje e-postmeddelande är fakturan bifogad som en PDF-bilaga, samt att en betalningslänk finns genererad i slutet av mailet (se exempelbild nedan). Via betalningslänken kan betalning göras direkt utifrån era konfigurerade betalmetoder, och fakturan prickas då av per automatik samt att medlemmens förfallodatum för medlemskapet flyttas fram.