Inläsning och hantering av BG/PG-inbetalningar med OCR

Innehåll

Denna guide hjälper dig att förstå och hantera inkommande betalningar via BG/PG i systemet. Här visas hur du granskar betalningar, hanterar felaktiga betalningar och matchar dem med rätt faktura.

  1. Navigera till BG-inbetalningar
    • Klicka på modulen Fakturering och en meny öppnas.

    • Klicka på BG-inbetalningar.

Översikt

När du navigerar till sidan ”Inkommande BG-betalningar” visas en lista med två flikar:

  • Felaktiga: Betalningar som inte har kunnat matchas automatiskt och kräver manuell hantering.
  • Matchade: Betalningar som redan har kopplats till en faktura.

  • Datum: Visar betalningsdatum.
  • Belopp: Anger det mottagna beloppet.
  • Referens: OCR-referensen som angavs vid betalning.
  • BG-nummer: Bankgironumret betalningen skickades till.
  • Status: Visar om betalningen är ”Felaktig” eller "Matchad".

Läs in betalningsfil med OCR-betalningar

Inläsning av betalningsfil sker i regel per automatik via våra integrationer med Bankgirot och bankerna. Manuell inläsning av betalfil behöver endast ske i avvikande fall, om t.ex integration mot er bank saknas.

Klicka på knappen ”Läs in betalningsfil” längst upp till höger för att importera nya betalningar från en fil.

Systemet stöder följande filformat: TXT (BGMAX), XML, och NDA (ISO20022 camt.054).

Hantera en felaktig betalning

För att hantera en betalning med status ”Felaktig”:

  1. Klicka på raden i listan.
  2. Ett detaljvy öppnas med information om betalningen och tillgängliga åtgärder.

Betalare

  • Betalare: Visar information om betalaren (namn och adress).
  • Betalinfo: Innehåller detaljer som BG-nummer, belopp, transaktions-ID och datum.


Åtgärder

  1. Ingen åtgärd: Låt betalningen vara om du inte vill vidta någon åtgärd.

  2. Hela betalningen är felaktig: Markera hela betalningen som felaktig. Detta kan användas om betalningen inte kan matchas med någon faktura. Fakturan lämnas obetald och hela beloppet markeras med en annan åtgärd och eventuellt en kommentar

  3. Ändra OCR-referens: Använd denna funktion om betalningen ska matchas mot en annan OCR-referens.

    Om du väljer ”Ändra OCR-referens” visas en lista med tillgängliga fakturor:

    1. Sök fram och välj den korrekta fakturan från listan.

    2. Bekräfta genom att klicka på ”Spara”.

Betalningen kopplas därefter till den valda fakturan. Efter ändringen kommer betalningen att ligga kvar som obehandlad, antingen som korrekt (och godkänns då automatiskt vid nästa körning, om ni inte valt manuell hantering), eller som felaktig med ytterligare behov av åtgärd.


  1. Godkänn betalningen (inkl.ev över -/underskott) Fakturan kommer att markeras som betald med aktuellt belopp oavsett om det är för stort eller för litet


  1. Godkänn betalningen men överskottet är felaktigt. Fakturan markeras som betald med korrekt belopp, överskjutande belopp markeras med en annan åtgärd och eventuellt en kommentar. Exempel: En del medlemmar betalar sin medlemsavgift + gåva, då kan denna metod vara bra för redovisningen. 

Återbetalning   

Ingen notering kommer att göras i medlemssystemet avseende detta belopp utan det förutsätts att det återbetalas till mottagaren eller hanteras på annat sätt utanför systemet, kom ihåg att göra en noggrann anteckning om vilken betalning det rör sig om. Den går inte att hitta i efterhand. 


Gåva, Medlemsavgift, Köp eller Prenumeration   

En ny fiktiv faktura kommer att skapas och betalas med notering om hur den ska bokföras, om OCR-numret gick att koppla till en medlem kommer den nya fakturan att synas på medlemmen.