1. Automatisk avprickning med OCR

Denna del av manualen gäller endast om du använder vår Faktureringstjänst med OCR. I steget innan har Föreningssupport.se skapat fakturor.

Korrekta betalningar hanteras dagligen per automatik och behöver inte hanteras manuellt
(funktionen går att avaktivera om man vill hantera korrekta betalningar manuellt).
Gå in i faktureringsmodulen (Program/Fakturering)
Gå till Arkiv/Inkomna betalningar
När sidan öppnas visas en flik som innehåller alla de datum där det finns oavstämda transaktioner, antalet och det sammanlagda beloppet.

Om du har automatisk hantering, kan du gå direkt till felaktiga betalningar (Se bild nedan).

Har du manuell hantering av korrekta inbetalningar gör du enligt nedan.
För att arbeta med transaktionerna kryssar man först i ett eller flera datum, och klickar sedan på fliken "korrekta betalningar".
Tänk på att det kan ta en stund om det är många transaktioner de valda dagarna.
Fliken korrekta betalningar innehåller alla de betalningar som där OCR-numret och beloppet stämmer överens med det
som fakturerats. Detta visas med en grön bock längst ut till höger.

För att godkänna de korrekta inbetalningarna klickar man på knappen "Spara".
Fliken "Felaktiga betalningar" innehåller betalningar med felaktiga belopp eller okända avsändare. Varje betalning är markerad
med en liten ikon med ett frågetecken längst ut till höger, det innebär att ingen åtgärd är bestämd för den här transaktionen ännu.

För att ange en åtgärd för transaktionen klickar man på frågetecknet till höger, då öppnas ett fönster

med detaljerad information (Se bild nedan).

Här kan man se all tillgänglig information om betalningen och välja åtgärd:

Ingen Åtgärd
Posten kommer att ligga kvar orörd och visas även nästa gång man går in.

Godkänn betalningen
Fakturan kommer att markeras som betald med aktuellt belopp oavsett om det är för stort eller för litet.

Godkänn delbetalning
Fakturan tillgodoförs beloppet men markeras inte som slutbetald. Detta innebär också att om fakturan avser
en medlemsavgift flyttas inte förfallodatum på medlemsbilden fram förrän fakturan är betald tillfullo,
eventuell påminnelse skickas också på restbeloppet.

Godkänn betalningen men överskottet är felaktigt
Fakturan markeras som betald med korrekt belopp, överskjutande belopp markeras med en annan åtgärd och
eventuellt en kommentar. Exempel: En del medlemmar betalar sin medlemsavgift + gåva, då kan
ovanstående metod vara bra för redovisningen.

Hela betalningen är felaktig
Fakturan lämnas obetald och hela beloppet markeras med en annan åtgärd och eventuellt en kommentar.

Ändra OCR Referens
En ruta visas med aktuellt OCR nummer eller annan referens, du kan ändra till ett riktigt OCR nummer
om det finns, eller söka efter en befintlig faktura genom att klicka på knappen "Sök"

Efter ändringen kommer betalningen att ligga kvar som obehandlad, antingen som korrekt (och godkänns
då automatiskt vid nästa körning, om ni inte valt manuell hantering), eller som felaktig med ytterligare behov av åtgärd.

Bildfil
Om det finns en bildfil till betalningen (och man har avtalat med bankgirot om att leverera dessa bildfiler)
visas en klickbar länk under datumet via vilken man kan visa bildfilen och därigenom få fram ytterligare uppgifter om betalningen.

Felaktiga/Annan åtgärd
Belopp som markeras som felaktiga kan hanteras på olika sätt:

Återbetalning
Ingen notering kommer att göras i medlemssystemet avseende detta belopp utan det förutsätts att det
återbetalas till mottagaren eller hanteras på annat sätt utanför systemet, kom ihåg att göra en noggrann anteckning
om vilken betalning det rör sig om. Den går inte att hitta i efterhand.

Gåva, Medlemsavgift eller Köp
En ny fiktiv faktura kommer att skapas och betalas med notering om hur den ska bokföras,
om OCR-numret gick att koppla till en medlem kommer den nya fakturan att synas på medlemmen.