Automatisk avstämning med OCR
Denna del av manualen gäller endast om du använder vår Faktureringstjänst med OCR. I steget innan har Föreningssupport.se skapat och skickat ut fakturor.
- Gå in i faktureringsmodulen (Program/Fakturering)
- Gå till Arkiv/Inkomna betalningar
- När sidan öppnas visas en flik som innehåller alla de datum där det finns oavstämda transaktioner, antalet och det sammanlagda beloppet.
- För att arbeta med transaktionerna kryssar man först i ett eller flera datum, och klickar sedan på fliken "Korrekta betalningar". Tänk på att det kan ta en stund om det är många transaktioner de valda dagarna.
- Fliken korrekta betalningar innehåller alla de betalningar som där OCR-numret och beloppet stämmer överens med det som fakturerats. Detta visas med en grön bock längst ut till höger.
- För att godkänna att dessa betalningar stäms av klickar man på knappen "Spara" längst ned på sidan.
- Fliken "Felaktiga betalningar" innehåller betalningar med felaktiga belopp eller okända avsändare. Varje betalning är markerad med en liten ikon med ett frågetecken längst ut till höger, det innebär att ingen åtgärd är bestämd för den här transaktionen ännu.
- För att ange en åtgärd för transaktionen klickar man på ikonen till höger, då öppnas ett fönster med detaljerad information
Här kan man se all tillgänglig information om betalningen och välja åtgärd:
Ingen Åtgärd: Posten kommer att ligga kvar orörd och visas även nästa gång man går in.
Godkänn betalningen: Fakturan kommer att markeras som betald med aktuellt belopp oavsett om det är för stort eller för litet.
Godkänn delbetalning: Fakturan tillgodoförs beloppet men markeras inte som slutbetald.
Godkänn betalningen men överskottet är felaktigt: Fakturan markeras som betald med korrekt belopp, överskjutande belopp markeras med en annan åtgärd och eventuellt en kommentar.
Hela betalningen är felaktig: Fakturan lämnas obetald och hela beloppet markeras med en annan åtgärd och eventuellt en kommentar.
Ändra OCR Referens: En ruta visas med aktuellt OCR nummer eller annan referens, du kan ändra till ett riktigt OCR nummer om det finns, eller söka efter en befintlig faktura genom att klicka på knappen "Sök" Efter ändringen kommer betalningen att ligga kvar som obehandlad, antingen som korrekt, eller som felaktig med ytterligare behov av åtgärd.
- Bildfil; Om det finns en bildfil till betalningen och man har avtalat med bankgirot om att leverera dessa bildfiler visas en klickbar länk under datumet via vilken man kan visa bildfilen och därigenom få fram ytterligare uppgifter om betalningen.
Felaktiga/Annan åtgärd:
- Belopp som markeras som felaktiga kan hanteras på olika sätt:
Återbetalning: Ingen notering kommer att göras i medlemssystemet avseende detta belopp utan det förutsätts att det återbetalas till mottagaren eller hanteras på annat sätt utanför systemet, kom ihåg att göra en noggrann anteckning om vilken betalning det rör sig om. Den går inte att hitta i efterhand.
Bokföring som Gåva/Medlemsavgift eller köp: En ny fiktiv faktura kommer att skapas och betalas med notering om hur den ska bokföras, om OCR-numret gick att koppla till en medlem kommer den nya fakturan att synas på medlemmen.